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2021年度档案归档通知
来源: 发布时间:2022-04-19  发布人:文秘科

校内各单位:

根据学校档案工作管理规范相关规定,各单位应于6月30日前完成归档移交工作。请各单位务必在此时间之前完成相关工作。有关具体事项通知如下:

一、文件材料立卷归档的范围:

(一)2021年度学校在党政管理、教学及辅助教学管理、科学研究、对外合作与交流、基本建设、资产与设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的文件材料。(参见附件一)

(二)其他应归档文件材料。尤其是学校组织重大活动、申报或实施重大项目、申报重要奖项的文件材料。

(三)实物档案归档范围见附件二。除2020年度应归实物档案外,以往年度形成的实物档案应予以补归。同时应长期开展实物档案的征集工作。

(四)学校各项活动中形成的合同协议类文件。除2020年度应归档的合同、协议外,以往年度的合同、协议材料应进行补归。(参见附件三)

(五)各单位重要活动声像材料应按照要求注明时间、地点、人物、背景、事由、拍摄者等信息;各学院2021年毕业生合影照片(以班级为单位电子版),应逐人注明姓名信息,教职员工注明职务。(格式见附件四)

(六)各单位在完成本年度归档任务的同时,还应完成本单位归档档案统计工作。(格式见附件五)

 

二、立卷归档要求:

(一)各单位要充分认识档案工作的重要性,加强领导,统筹安排,做好文件材料的收集、整理,在规定时间内完成立卷工作。

(二)各文件承办部门或拟稿单位按事由组卷,注意上级来文和学校统一编号制发的公文及其附件的整理立卷,保证归档文件材料的齐全、完整。(三)各单位请到档案馆领取档案装具。

(四)各单位兼职档案员认真审核归档材料是否完整、合格,如重要文件材料是否有相应的标识(例如加盖单位印章、领导人或经办人签字)、正式公文是否有附件等,保证归档文件的完整、有效。立卷归档的文件材料须是原件,复印件原则上不得归档,确需归档的应加盖本部门公章。

(五)本年度网络归档工作暂停,请各单位以光盘、磁盘等物理形式完成电子文件归档。所有电子文件必须有相应的纸质文字材料同时归档。

 

三、临沂校区参照要求进行工作安排。

联系地点:嘉陵江路校区图书馆楼820房间

联系电话:85071061

档案馆

 2022年4月19日

附件一:各单位归档范围

  附件一:各单位归档范围.xlsx

附件二:实物档案归档范围

  附件二、实物档案归档范围.docx

附件三:关于加强学校合同协议档案管理的通知

  附件三:关于加强学校合同协议档案管理的通知.doc

附件四:照片档案著录格式

  附件四:照片档案著录格式.xlsx

附件五:部门档案移交数据统计表

  附件五:部门档案移交数据统计表.xlsx

 



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